The team you'll join

Want to make a real impact on how 2,800+ Doctolibers experience their workplace every day? 

We are looking for a Facilities Operations Specialist to join the Facilities team in Levallois-Perret, reporting directly to our Facilities Director. 

The Facilities team at Doctolib operates as a dedicated unit within the Finance department, managing the operational aspects that keep our buildings running smoothly - from coordinating maintenance services and managing travel operations to overseeing our car fleet management. 

What you’ll do

As a Facilities Operations Specialist, you’ll be the first point of contact for Doctolibers’ day-to-day Facilities, Travel  and Car Fleet needs, ensuring smooth, timely, and friendly support. You’ll handle tickets, coordinate vendors, and help keep our offices running seamlessly.

Success in your first 6+ months will look like being onboarded on Jira/Egencia/SAP basics, responding to tickets with high service quality. Autonomy on most Travel requests and routine Facilities tickets; smooth collaboration with vendors. Proposing at least one process improvement to improve speed or quality.

Your responsibilities include but are not limited to:

• Manage incoming tickets across Travel, Facilities, and Car Fleet (via Jira and Egencia) — communicate directly with Doctolibers, coordinate with internal teams and external providers to resolve issues, and follow up until full resolution. Examples: travel booking support, air-conditioning/electrical/furniture issues, car accidents.
• Share field insights and translate analysis into concrete recommendations for policy improvements across Travel, Facilities, and Car Fleet. Extract and analyze operational data from Egencia, SAP Concur, and other tools to produce monthly reports (travel volume, policy compliance, budget tracking, incident trends).  
• Communicate updates clearly, document actions systematically, and escalate complex or sensitive issues to senior teammates when needed
• Collaborate cross-functionally with Workplace, Real Estate, Finance, and Procurement teams to ensure smooth operations, budget adherence, and continuous process optimization

Who you are

Before you read on — if you don't have the exact profile described below, but you feel this job description matches your skill set, we still encourage you to apply.

You could be our next team mate if you: 

• Have 1-3 years of experience in Workplace/Facilities/Office Ops/Travel Admin/Customer Support, including apprenticeship.
• Are a service-oriented communicator in French and English: you’re clear, warm, and reliable.
• Are resourceful with a strong sense of planning and prioritization. 
• Are proactive and solution-oriented: you are able to analyze trends (using Excel if needed) to identify issues and come forward with suggestions for improvement
• Are able to collaborate with diverse teams cross-functionally andbuild strong relationships with vendors and internal stakeholders
• Are comfortable learning digital tools. Prior exposure to Jira, Egencia, or SAP is a plus, not a must. Training provided.

What we offer

• Free health insurance for you and your children
• Parent Care Program: receive one additional month of leave on top of the legal parental leave
• Free mental health and coaching services through our partner Moka.care
• For caregivers and workers with disabilities, a package including an adaptation of the remote policy, extra days off for medical reasons, and psychological support
• Work from EU countries and the UK for up to 10 days per year, thanks to our flexibility days policy
• Work Council subsidy to refund part of sport club membership or creative class
• Up to 14 days of RTT
• A subsidy from the work council to refund part of the membership to a sport club or a creative class 
• Lunch voucher with Swile card
• Reimbursement of public transportation or company car (only for Field Sales)
• Relocation support for international mobilities

The interview process 

• Phone Interview with Recruiter (30 min) 
• Virtual Interview with Hiring Manager (60 min) 
• Onsite interview/business case with a Workplace team member 
• At least one reference check 

Job details

• Permanent position
• Full Time 
• Workplace: Levallois-Perret (France)
• Onsite (no home office for this role), with occasional travels to other regions in France
• Start date:  as soon as possible
• Remuneration : fix + bonus on objectives (according to your profile)

 

If you would like to find out more about tech life at Doctolib, feel free to read our latest Medium blog articles!

 

At Doctolib, we are committed to improving access to healthcare for everyone. This translates into our recruitment process. We evaluate candidates based solely on qualifications and motivation, without any form of discrimination.

 

The more diverse ideas are heard, the more our product will truly improve healthcare for all. You are welcome to apply to Doctolib, regardless of your gender, religion, age, sexual orientation, ethnicity, disability.

 

To ensure equal opportunities, we invite you to exclude personal information (e.g. pictures, age) from your applications. If you require any accommodation, please let us know for support during the hiring process.

 

Join us in building the healthcare we all dream of!

 

All information provided is processed by Doctolib for application management. For data processing details, click here.

 

Please contact hr.dataprivacy(at)doctolib.com for inquiries or to exercise your rights.

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L'équipe que vous rejoindrez Envie d'avoir un impact concret sur l'expérience quotidienne de plus de 2 800 Doctolibers ? Nous recherchons un·e Coordinateur·rice Facilities & Travel pour rejoindre l'équipe Facilities à Levallois-Perret, sous la responsabilité directe de notre Directeur Facilities. L'équipe Facilities de Doctolib opère comme une unité dédiée au sein du département Finance, gérant les aspects opérationnels qui assurent le bon fonctionnement de nos bâtiments - de la coordination des services de maintenance à la gestion des déplacements professionnels et de notre flotte automobile. Vos missions En tant que Coordinateur·rice Facilities & Travel, tu seras le premier point de contact pour les besoins quotidiens des Doctolibers en matière de Facilities, Travel et Car Fleet, en garantissant un support fluide, rapide et bienveillant. Tu géreras les tickets, coordonneras avec les prestataires et contribueras au bon fonctionnement de nos bureaux.   Le succès dans tes 6 premiers mois ressemblera à : une prise en main des bases de Jira/Egencia/SAP, des réponses aux tickets avec une haute qualité de service, une autonomie sur la plupart des demandes Travel et tickets Facilities de routine, une collaboration fluide avec les prestataires, et la proposition d'au moins une amélioration de processus pour gagner en rapidité ou en qualité.   Tes responsabilités incluent notamment :

• Gérer les tickets entrants sur Travel, Facilities et Car Fleet (via Jira et Egencia) — communiquer directement avec les Doctolibers, coordonner avec les équipes internes et prestataires externes pour résoudre les problèmes, et assurer un suivi jusqu'à résolution complète. Exemples : support à la réservation de voyages, problèmes de climatisation/électricité/mobilier, accidents de voiture.
• Partager les insights terrain et transformer l'analyse en recommandations concrètes d'amélioration des politiques Travel, Facilities et Car Fleet. Extraire et analyser les données opérationnelles d'Egencia, SAP Concur et autres outils pour produire des rapports mensuels (volume de voyages, conformité aux politiques, suivi budgétaire, tendances d'incidents).
• Communiquer les mises à jour de manière claire, documenter les actions de façon systématique, et remonter les problèmes complexes ou sensibles aux membres seniors de l'équipe si nécessaire
• Collaborer de manière transverse avec les équipes Workplace, Real Estate, Finance et Procurement pour garantir des opérations fluides, le respect du budget et l'optimisation continue des processus

Les qualités attendues pour ce poste Avant de poursuivre ta lecture — si tu n'as pas exactement le profil décrit ci-dessous, mais que tu penses que cette description de poste correspond à tes compétences, nous t'encourageons vivement à postuler. Tu pourrais être notre prochain·e coéquipier·ère si tu :

• As 1 à 3 ans d'expérience en Workplace/Facilities/Office Ops/Travel Admin/Customer Support, y compris en alternance.
• Es un·e communicant·e orienté·e service en français et en anglais : tu es clair·e, chaleureux·se et fiable.
• Es débrouillard·e avec un fort sens de la planification et de la priorisation.
• Es proactif·ve et orienté·e solutions : tu es capable d'analyser des tendances (en utilisant Excel si nécessaire) pour identifier des problèmes et proposer des suggestions d'amélioration
• Es capable de collaborer avec diverses équipes de manière transverse et de construire des relations solides avec les prestataires et parties prenantes internes
• Es à l'aise pour apprendre de nouveaux outils digitaux. Une expérience préalable sur Jira, Egencia ou SAP est un plus, mais pas obligatoire. Formation fournie.

Notre offre

• Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100 % par Doctolib pour les employés et leurs enfants
• 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care)
• Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
• Une politique de travail flexible avec 10 jours par an de télétravail possible depuis les pays de l'Union européenne et le Royaume-Uni 
• Des tickets restaurant d'une valeur de 8,5 € par jour, dont 4,5 € pris en charge par Doctolib
• Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
• Une subvention du comité d'entreprise pour le remboursement partiel d'adhésions à des activités sportives ou de loisirs
• Un remboursement à 50% de l'abonnement aux transports en commun
• Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care"
• Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez-vous médicaux et un soutien psychologique renforcé
• Remboursement de l’abonnement aux transports en commun
• Aide au déménagement en cas de mobilité internationale

Le processus de recrutement

• Entretien téléphonique avec le Recruteur (30 min)
• Entretien virtuel avec le Hiring Manager (60 min)
• Entretien sur site/business case avec un membre de l'équipe Workplace
• Au moins une prise de référence

Détails du poste

• CDI 
• Temps Plein
• Lieu de Travail : Levallois-Perret (92)
• Prise de poste : dès que vous êtes disponible 
• Rémunération : fixe et variable sur objectifs (à définir selon profil)
• Ce poste est éligible au télétravail partiel (2 jours/ semaine) 

 

Chez Doctolib, nous sommes convaincus que nous devons améliorer la santé pour tout le monde. Cela se reflète dans notre processus de recrutement. Nous évaluons les candidatures uniquement sur la base des qualifications et de la motivation, sans aucune forme de discrimination.

 

Plus les idées sont diverses, plus notre produit améliorera véritablement la santé pour tout le monde. Vous pouvez postuler chez Doctolib, quel que soit votre genre, religion, âge, orientation sexuelle, origine ethnique ou handicap.

 

Afin de garantir l'égalité des chances, nous vous invitons à exclure les informations personnelles (par exemple : photos, âge) de vos candidatures. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers, merci de nous en informer pour que nous puissions adapter le processus de recrutement. Rejoignez-nous pour construire la santé dont nous rêvons tous !

Toutes les informations fournies sont traitées par Doctolib pour la gestion des candidatures. Pour plus de détails sur le traitement des données, cliquez ici. Veuillez contacter hr.dataprivacy(at)doctolib.com pour toute question ou pour exercer vos droits.