Office Manager*in (w/m/d) in Teilzeit
Deine Aufgaben
- Gemeinsam mit unserer Office Managerin übernimmst du die allgemeine Vertragsverwaltung (u.a. Firmenhandy, Geschäftsfahrzeuge, Versicherungen)
- Du unterstützt unseren CEO und das Board in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
- Du verwaltest die firmeneigene Wohnung (z.B. Koordination Reinigung, Beauftragung Reparaturen, Schlüsselübergaben, etc.)
- Du bist für die stetige Optimierung und Digitalisierung von Prozessen (z.B. Digitale Signaturen) verantwortlich
- Die Verhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Lieferanten gehören außerdem zu deinen Aufgaben
- Du übernimmst den Empfang von Geschäftspartnern und bist Ansprechpartner für Lieferanten und Paketdienste
- Du bist unsere Schnittstelle zur Hausverwaltung und beauftragst Reparaturen
- Du übernimmst die Bearbeitung der Post
- Außerdem wickelst du Bestellungen u.a. von Büromaterial, Obst, Getränken ab
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokauffrau/mann, Hotelfach, etc.) und kannst bereits Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position aufweisen
- Du hast pro Woche 20-32 Stunden Zeit, idealerweise an 3-5 Tagen
- Eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ist dir nicht fremd
- Du verfügst über eine technische Affinität und Kenntnisse im Umgang mit bzw. der Einführung von modernen Software Tools
- Erfahrung in der Verhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Lieferanten
- Du hast eine hohe Eigenmotivation, Lust Dinge proaktiv voranzutreiben und einen Blick für Optimierungspotential
- Du hast eine eigenständige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit
- Du verfügst über einen Führerschein der Klasse B
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Kollegiales Umfeld: Ein etwa 110-köpfiges Team, das dich mit offenen Armen empfängt, dich unterstützt und mit dem du viel Spaß haben wirst.
- Umfangreiches Onboarding & modernes Equipment: Wir schicken dir ein Onboarding Paket aus moderner Hardware vor deinem Start nach Hause. In deinen ersten Wochen bekommst du einen Buddy an die Seite und durchläufst ein strukturiertes Onboarding.
- Sport oder Shopping: Du entscheidest, ob du lieber mit EGYM Wellpass oder Urban Sports Club trainieren willst. Du magst lieber Home Workouts oder Shopping? Kein Problem, wähle einen Gutschein deiner Wahl in Höhe von 50€ pro Monat.
- Job Rad oder Deutschland Ticket: Wähle, ob du lieber dein Job Rad oder Deutschland Ticket bezuschussen lassen willst. Entscheidest du dich für das Deutschlandticket, zahlst du nur noch 10 € dazu. Und das Beste ist, dass du trotzdem einen JobRad Vertrag abschließen kannst - dieser ist dann aber nicht bezuschusst.
- Steigere dein (mentales) Wohlbefinden mit Nilo Health: Buche dir 1:1 Coaching Sessions mit führenden Psycholog:innen oder greife auf unzählige Workshops und Round Tables zu verschiedenen Themen zurück - egal ob privat oder berufsbezogen.
- Nimm dir eine Auszeit vom Arbeitsalltag in Form von 30 Tagen Urlaub. Hier kannst du dich ausruhen und erholen, um dann zurückzukommen und gemeinsam mit uns durchzustarten.
- Flexibles Arbeiten: Ob Teilzeit, flexible Arbeitszeiten oder Workation - nach Absprache mit deinem Team machen wir vieles möglich, um dir ein hohes Maß an Flexibilität zu bieten.
- Weiterentwicklung: FTAPI wächst und damit du mitwachsen kannst, hast du bei uns verschiedene Möglichkeiten und Budget, wie du deine Weiterentwicklung vorantreiben kannst.
- Top Verpflegung: Nach dem Aufstehen keine Zeit für ein gemütliches Frühstück gehabt? Kein Problem, wir haben vorgesorgt! Bei FTAPI gibt es eine riesige Auswahl an Müsli und Obst. Bei schönem Wetter grillen wir gerne auf unserer Dachterrasse und wen das Mittagstief erwischt, findet jede Menge Snacks in unserer Küche.
- Regelmäßige Team- und Firmenevents: Ob Sommerfest, Wiesn, Weihnachtsfeier oder Grillen auf unserer Dachterrasse - bei uns ist immer etwas los.