In der Rolle als Vorstandassistenz unterstützt Du den Vorstand als vertrauensvolle/r Partner/in vor Ort in unseren Büroräumen. Mit Ruhe, Flexibilität und Sorgfalt trägst Du entscheidend zu den operativen und strategischen Belangen des Unternehmens bei.

• Vertretung des Vorstands nach innen und außen; fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden
• Proaktive Unterstützung bei der Korrespondenz und der allgemeinen Kommunikation; Sicherstellung eines zeitgerechten und präzisen Informationsflusses
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen inklusive umfassender Reisekostenabrechnung
• Pflege und Ausbau von Kontakten zu Kunden und Geschäftspartnern
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen zur Unterstützung strategischer Initiativen
• Implementierung, Nachverfolgung und Optimierung interner Prozesse zur Effizienzsteigerung
• Umfassende Vor- und Nachbereitung von Meetings und Events, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von To-Dos
• Erstellung von Analysen und Reportings sowie KPI-Controlling zur Unterstützung der Unternehmensziele
• Verwaltung und Prüfung von Freigaben, Auslagen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (Buchhaltungsvorbereitung)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss; eine zusätzliche Qualifikation im Bereich Assistenz ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Vorstandassistenz oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Vorstandsumfeld
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohe Belastbarkeit und Selbstständigkeit
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Hohe Diskretion, Teamgeist sowie ein professionelles und souveränes Auftreten
• Exzellente Kommunikationsfähigkeit, Top-down-Kommunikation und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen sowie im Bereich des Projektmanagements
• Führerschein Klasse B
• Offenes, freundliches und selbstbewusstes Auftreten